Hromadné zpracování PDF výpisů: jak zvládnout rok, půlrok nebo víc klientů najednou

Dva limity, které se snadno zamění

To je první věc, kterou se vyplatí oddělit. Kolik výpisů najednou vyberete k exportu, je stejné bez ohledu na to, jaký tarif máte: limit je 120 výpisů na výběr všude. Co se mění s tarifem, je měsíční strop počtu stránek a cena, kterou za stránku zaplatíte. Jedna dávka dvaceti výpisů proto na žádném tarifu nenarazí na limit počtu souborů. Případně narazí na měsíční strop stránek, pokud je součet stran ve výpisech vyšší, než kolik má tarif v ceně.

Jeden souvislý postup ve čtyřech krocích:

• Nahrajete víc souborů najednou, bez pevného stropu na počet.
• Zpracují se souběžně na pozadí, bez čekání u obrazovky.
• Zkontrolujete je podle stavu v seznamu, ne jeden po druhém.
• Vyexportujete zaškrtnuté výpisy hromadně, jednotlivě nebo sloučené (u camt.053 vždy jako ZIP), až 120 najednou.

Co znamená „hromadně“ u nahrání

Nahrání víc výpisů najednou znamená doslova jeden krok: přetáhnete PDF soubory na stránku, nebo je vyberete najednou v dialogu pro výběr souborů, a odešlete je jedním kliknutím. Nejde o to nahrát je postupně a čekat mezi jedním a druhým. Počet souborů v jednom nahrání není pevně omezený, hlídají se jen velikost a formát; horní hranice 120 platí až pro výběr toho, kolik výpisů najednou exportujete, a je to limit na výběr, ne na tarif: Basic, PRO i Max ho mají stejný.

To, co se skutečně mění mezi tarify, je kolik stránek za měsíc máte v ceně: 40 na Basicu, 200 na PRO, 1 000 na Max. Pokud tedy nahrajete dávku dvaceti výpisů po pěti stranách, to je sto stran, spotřebujete tím buď skoro celý měsíční limit Basicu, čtvrtinu limitu PRO, nebo desetinu limitu Max. Všechny tři tarify ale tu samou dávku dvaceti souborů přijmou bez problému, protože limit souborů na dávku s tím nesouvisí.

Co se děje se soubory po nahrání

Po odeslání se výpisy v dávce nezpracovávají jeden po druhém, ale souběžně na pozadí. Nemusíte čekat u obrazovky, až doběhne první soubor, než začne druhý. Stránku můžete během zpracovávání i zavřít a vrátit se, až budou výpisy hotové. Jeden výpis bývá hotový v průměru do minuty od nahrání, i když zpracováváte víc souborů najednou, protože zpracování běží paralelně.

Tohle je rozdíl oproti nástroji, který zpracuje vždy jen jeden soubor: u dávky dvaceti výpisů nečekáte dvacetkrát tak dlouho, ale zhruba stejně dlouho, protože zpracování běží paralelně.

Jak zkontrolovat dávku, ne výpis po výpisu

Po zpracování se dávka objeví jako seznam, kde má každý výpis vlastní řádek, ne jeden souhrnný stav „hotovo“. U každého řádku vidíte zvlášť, jestli je výpis zpracovaný, jestli mu sedí saldo (počáteční zůstatek plus pohyby se rovná konečnému, označené jako „Souhlasí“ nebo „Nesouhlasí“, s konkrétními čísly po najetí myší), a zvlášť, jestli je exportovatelný do GPC a do camt.053: každý formát má svůj vlastní stav „OK“, „Upozornění“ nebo „Chyby“.

Tohle rozlišení u dvaceti výpisů skutečně šetří práci: nemusíte otevírat všech dvacet konceptů, abyste zjistili, který má problém. Stačí projet sloupce se stavem a otevřít jen ty řádky, kde je „Nesouhlasí“ nebo „Chyby“. Odkaz u problémového řádku vás rovnou přesune na konkrétní koncept k opravě. Zbytek dávky, kde všechno sedí, necháte být.

Hromadný export: jeden soubor nebo víc

Až projdete dávku a opravíte, co bylo potřeba, vyberete zkontrolované výpisy zaškrtnutím a exportujete je najednou, ne po jednom. U GPC i u CSV máte na výběr mezi dvěma způsoby: každý výpis zvlášť jako samostatný soubor v jednom ZIPu nebo sloučené do jednoho souboru: u GPC jde o všechny vybrané výpisy v jednom souboru, u CSV o všechny transakce sloučené do jednoho souboru transakcí. Hromadně se camt.053 exportuje jen jako ZIP s jednotlivými XML soubory pro každý výpis.

Kolik stránek měsíčně a za kolik

Cena za stránku klesá s tarifem: Basic vyjde na 219 Kč měsíčně za 40 stran, tedy 5,48 Kč za stránku (o 22 % méně než jednorázový dokup). PRO stojí 899 Kč měsíčně za 200 stran, tedy 4,50 Kč za stránku (−36 %). Max je 3 790 Kč měsíčně za 1 000 stran, tedy 3,79 Kč za stránku (−46 %). Jde o reálnou slevu za objem v rámci předplatného, ne o to, že by cena klesala v rámci jedné konkrétní dávky, čím víc souborů do ní nahrajete.

Pokud v jednom měsíci potřebujete zpracovat víc stran, než kolik má tarif v ceně, třeba kvůli jednorázovému dohnání staršího období, nemusíte kvůli tomu měnit tarif natrvalo. To samé platí i bez aktivního tarifu – jednorázové kredity fungují nezávisle na předplatném. Nad rámec měsíčního limitu lze jednorázově dokoupit kredity navíc za 7 Kč za stránku a vrátit se příští měsíc k běžnému objemu.

Dva scénáře z praxe

Účetní kancelář s víc klienty:

• Pět klientských firem, měsíční výpis tři až pět stran = patnáct až pětadvacet stran měsíčně napříč pěti soubory (ilustrační odhad, ne měřená statistika).
• Souborů je jen pět, hluboko pod limitem sta dvaceti souborů na dávku; stránek řádově desítky, ne stovky – vejde se i do nejmenšího tarifu.

Majitel firmy, co dohání rok:

• Typicky dvanáct měsíčních výpisů jako jedna dávka, daleko pod limitem souborů na dávku.
• Stránky za celý rok: u běžného firemního účtu řádově desítky až nižší stovky – vejde se spíš do vyššího tarifu, nebo ho zvládne jednorázový dokup, pokud jde o výjimku, ne o pravidelný objem.

Co dávkové zpracování neudělá

Dávka nekontroluje výpisy sama za vás: ukáže, kde je problém, ale opravu v konceptu uděláte vy. Vstupem musí být PDF. Podmínky služby negarantují nepřetržitou dostupnost, bezchybné zpracování ani stoprocentní přesnost, takže výsledek dávky je vždy potřeba před exportem zkontrolovat, stejně jako u jednoho výpisu.

Kontrolní seznam před první dávkou

• Spočítejte soubory: kolik jich budete chtít vyexportovat najednou; přes 120 znamená rozdělit export do víc kol.
• Odhadněte stránky: celkový počet stran porovnejte s měsíčním limitem tarifu; jednorázový přesah řešte dokupem kreditů, ne změnou tarifu.
• Projděte podle stavu: ne podle pořadí nahrání – nejdřív řádky s „Nesouhlasí“ nebo „Chyby“.
• Rozhodněte o exportu předem: jednotlivě nebo sloučeně – u GPC a CSV na výběr, u camt.053 vždy jen ZIP.